Tips »Selbstständig als Grafikdesigner«

Auch wenn ich selbst ja inzwischen nicht mehr als freier, selbständiger Grafik- und Webdesigner durch die Arbeitwelt wandele, und meine Selbständigkeit nun auch nicht gerade lang gedauert hat, möchte ich doch ein paar meiner Erfahrungen teilen und Tips für die korrekte Arbeit als freier Grafikdesigner geben.

Ich übernehme natürlich keinerlei Gewähr für die Richtigkeit meiner Angaben!
Diese Geschichte ist nicht 100%ig recherchiert, und ich werde in Zukunft an diesem Text sicherlich noch an der einen oder anderen Stelle Hand anlegen, um alles wenigstens einigermaßen ordentlich zusammen zu bekommen…

Kein Gewerbe anmelden
Zwar ist dieser Tipp schon uralt, und in nahezu jedem beliebigen Ratgeber zu lesen, doch gibt es scheinbar noch immer in paar Kollegen, die sich in dieser Hinsicht vom Finanzamt über’s Ohr schlagen lassen. Da der Beruf eines Grafikdesigners, sofern eine ausreichende gestalterische Qualität oder künstlerische Qualität erreicht wird, zu den freien Berufen zu zählen ist, sollte man die Vorteile eines freien Berufs auch in Anspruch nehmen. Das wäre neben der Gewerbesteuer, die sich ein freiberuflicher Grafikdesigner sparen kann, auch die einfachere Einnahme-Überschuß-Rechnung, anstatt einer kompletten Buchhaltung wie sie Gewerbetriebe führen müssen.
Außerdem gibt es sicherlich bei einem regulären Gewerbebetrieb noch so einige andere Unwägbarkeiten, da ich einfach mal davon ausgehe, daß die Bürokratie höhere Anforderungen an einen Gewerbebetrieb hat, als an einen freien Grafikdesigner.

Künstlersozialkasse
Die Künstlersozialkasse, oder nennen wir sie der Einfachheit halber einfach KSK, (=KommandoSpezialKräfte), hat einfach unglaubliche Vorteile für einen freien Grafikdesigner – und auch hier sollte man wieder eher eine freiberufliche Tätigkeit ausüben.
Zwar scheint es derzeit mit der Zukunft der KSK etwas unklar zu sein – die EU will die KSK offenbar kippen – doch wir sollten einfach mal davon ausgehen, daß dies uns allen ersparen bleibt, denn die KSK hat große Vorteile für einen Grafikdesigner.
Ich schildere einmal kurz meinen Fall als ich mich zu Beginn dieses Jahres selbständig gemacht habe. Ich habe mich natürlich umgehend bei der KSK gemeldet, und den sogenannten “Fragebogen zur Feststellung der Versicherungsplflicht” ausgefüllt und bei der KSK eingereicht. Doch leider dauert das Prüfungsverfahren bei der KSK aufgrund des großen Andrangs oft einige Monate, so daß ich gezwungen war mich in der Zwischenzeit als sogenannter freiwillig Versicherter bei meiner Krankenkasse zu versichern – nur leider hat dies einen entscheidenden Nachteil: Es ist sehr teuer.
Die Krankenkassen gehen nämlich von einem für mich damals utopischem Mindesteinkommen von ca. 1.500,– Euro aus, und errechnen aus diesem Einkommen den fälligen Beitrag für die Krankenversicherung. Bei mir bedeutete diese Kleinigkeit, daß ich nahezu genauso viel Geld bei der Krankenkasse einzahlen mußte, wie ich effektiv mit meiner Selbständigkeit herausbekommen habe. Also hätte dies für mich das Ende meiner Selbständigkeit bedeutet. Bei der KSK habe ich deutlich weniger bezahlt, da zum einen diese Mindestgrenze nicht existiert (zumindest in der ersten Zeit nicht), und da die KSK quasi den Arbeitgeberanteil für die Krankenkasse übernimmt. Das hört sich jetzt vielleicht etwas kompliziert an, ist es aber ganz und gar nicht. Man muß sich die KSK einfach als Ersatz-Arbeitgeber in Bezug auf Krankenkassenbeiträge vorstellen. Versichert bleibt man auch ganz normal bei seiner eigenen Krankenkasse, denn die KSK ist eben keine Krankenkasse sondern der schon angesprochene Arbeitgeberersatz. So ist man schließlich bei seiner Krankenkasse exakt zu den gleichen Bedingungen eines Arbeitnehmers versichert, und dies ist gut so!

Weitergehende Informationen zu der KSK kann man übrigens hervorragend auf der Internetseite der KSK herunterladen: www.kuenstlersozialkasse.de

Das Finanzamt und die Steuernummer
Ein für einige sicherlich leidiges Thema sind die lieben Steuern und das liebe Finanzamt, doch so schlimm wie es scheint ist es nun wirklich nicht – zumindest für Freiberufler. Man ruft einfach bei seinem zuständigen Finanzamt an und meldet diesem, daß man nun eine Tätigkeit als freiberuflicher Grafikdesigner aufnehmen werde. Hier sollte man darauf achten, daß man sich von dem Finanzbeamten nicht in die Gewerbe-Ecke stoßen lässt. Nun bekommt man im Laufe der Tage von dem Finanzamt ein recht friedliches Formular zugeschickt, in dem man einige spezielle Angaben zu der Art der Tätigkeit angeben muß – für all diejenigen, die solche Fragebögen nicht besonders mögen sei geraten: “Einfach zum Steuerberater gehen.”
Anschließend bekommt man auch eine ordentliche Steuernummer zugeteilt, die inzwischen auf jede einzelne Rechnung aufgedruckt sein muß.

Die Buchführung / Die Einnahme Überschuß-Rechnung
Wo wir schon bei so schönen Themen wie Steuern & Co angekommen sind, will ich gleich ein paar Wort zu der Einnahme Überschuß-Rechnung fallen lassen. Wie schon weiter oben angesprochen, brauchen freie Grafiker keine doppelte Buchführung – obgleich dies natürlich nicht verboten ist – und können den erwirtschafteten Gewinn für das Finanzamt in Form einer Einnahme Überschuß-Rechnung erfassen. Das Prinzip ist eigentlich unglaublich simpel: Man zählt all seine Einnahmen zusammen, und zieht von diesen alle Ausgaben ab. Was dann unter dem Strich herauskommt ist hoffentlich eine positive Zahl die dann zu versteuern ist.

Um bei all diesen Zahlen jedoch den Überblick zu wahren, sollte man sich ein gutes System ausdenken, mit welchem man seine Buchführung anlegt. Das wäre zu allererst eine ordentliche Ablage der Rechnungen, Quittungen und Co. Ich habe es folgendermaßen gemacht: Ich hatte einen einfachen Ordner für meine Belege Quittungen u.s.w., und diesen auf’s einfachste aufgeteilt in:

  1. Offene Posten
  2. Bezahlte Rechnungen
  3. Belege Ausgaben
  4. Abschreibungen

Wobei man einfach folgendermaßen vorgeht: Nach vollendeter Arbeit schreibt man seine Rechnung an den Kunden, und behält selbstverständlich selbst eine Kopie der Rechnung. Diese Rechnung wird nun zunächst unter Punkt (1) Offene Posten abgelegt. Sobald nun der Kunde bezahlt, wird mit einem kleinen Stempel auf der Rechnung das genaue Geldeingangsdatum gestempelt, und ich hefte die Rechnung in (2)Bezahlte Rechnungen. Die Geschichte mit dem Stempel hat so seine besonderen Gründe auf die ich später noch zu sprechen komme.
Bei den Ausgaben gehe ich folgendermaßen vor. Alle kleinen alltäglichen Ausgaben die keine Abschreibung darstellen werden einfach zeitlich fortlaufend gesammelt und abgeheftet, wobei jede einzelne Quittung eine fortlaufende Nummer bekommt, die ich einfach drauf geschrieben habe.
In den Abschreibungen werden schließlich die etwas umfangreicheren Anschaffungen wie Computer u.ä. abgeheftet – eben diejenigen, die man nicht sofort absetzen kann, sondern über einen gewissen Zeitraum abschreiben muß.

Die Buchführung selbst habe ich zunächst noch mit einem klassischen Buchführungsbuch erledigt, was auch machbar ist, aber nicht unbedingt sehr komfortabel. Ich habe mich dann entschlossen den Steuerpilot zu kaufen, und habe mit diesem meine Buchführung erledigt.
Informationen zu dem Programm unter: www.deltaworx.de
(Update: Das Programm gibt’s nicht mehr, aber vielleicht ist das hier das Nachfolgeprogramm)

Die Geschichte mit dem Zahlungseingangs-Stempel
Wie ja eben schon angesprochen landet auf meinen Rechnungen immer ein Stempel, wann der Kunde den Betrag bezahlt hat. Dies ist bei einer Einnahme-Überschuß-Rechnung besonders wichtig, denn hier gelten schlich andere Zeiten als bei einer normalen ordentlichen Buchführung. Es werden die tatsächlichen Zeiten einer Zahlung beachtet, und nicht das Datum der Rechnungsstellung. Sprich, wenn ich meinem Kunden eine Rechnung schreibe, und diese mit dem 01.06.2004 datiert ist, der Kunde aber wie üblich erst am 01.08.2004 bezahlt, so muß ich auch exakt das Datum in meine Buchhaltung übernehmen, an dem der Betrag auf meinem Konto eingegangen ist. Die Banken drucken dies übrigends auch speziell auf die Kontoauszüge auf, und nennen dies meist “Valuta”.
Eine kleine Falle in dieser Hinsicht bilden auch Ausgaben, die man mit seiner EC-Karte tätigt. Man weiß zwar wann man den Einkauf getätigt hat – steht ja schließlich auch auf dem Bon, aber das Datum wann das Geld wirklich von dem eigenen Konto wandert kann doch deutlich später sein. Besonders schwirig wird es bei Kreditkarten, die ja bekanntlich nur einmal im Monat abgerechnet werden. Aber man muß eben immer das tatsächliche Datum in seiner Buchhaltung verwenden. Und eben aus diesem Grund habe ich diese nette kleine Stempelorgie geschaffen…

Der Steuerpilot
Wie bereits zuvor angesprochen habe ich für meine Buchhaltung den Steuerpiloten verwendet, da mir eine Handbuchhaltung zunehmend zu aufwendig wurde. Und ich kann nur jedem Raten diese Software zu verwenden, denn sie umfaßt wirklich nahezu alles was man als Freiberufler braucht. Denn es wird nicht nur die Buchhaltung mit dem Programm erledigt. Es vermag sogar die Finanzamtsformulare entsprechend auszufüllen, und wenn man selbst Mwst. auf seine Rechnungen aufschlägt, und nicht von der Kleinunternehmer-Regelung gebrauch macht, druckt einem der Steuerpilot auch dieses Formular komplett aus. So spart man sich wirklich einiges. Auch Fahrtenbücher für das eigene Auto und vieles mehr kann man mit diesem kleinen Programm erledigen.
Informationen zu dem Programm unter: www.deltaworx.de

©2004

©2004

Steuerpilot – Ausgaben Fenster
©2004

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Steuerpilot – Der Bericht

Die AGB’s
Noch eine kleine Spezialität ist die Geschichte mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Hierauf sollte man auf keinen Fall verzichten, denn die Arbeit als Designer kann teilweise rechtlich recht kniffelig werden, was die Verantwortung für Druckfehler, Urheberrechtsverletzungen und vieles mehr angeht. Da helfen einem ordentliche allgemeine Geschäftsbedingungen oft weiter. Auch für den Kunden sind diese von Vorteil, da gleich klar wird, auf welcher Basis man zusammen arbeitet.

Übrigens gibt es eine kleine Trickfalle, wie man aus seinen eigenen AGB’s vom Kunden rausgeschmissen wird. Wenn nämlich der Kunde einem eine einfache Auftragsbestätigung mit seinen AGB’s schickt, und vielleicht auch noch explizit auf diese verweist, so sind diese auch gültig. Man sollte also immer das letzte Wort haben, und wieder eine Bestätigung zurückschicken, und in diesem Schreiben auf die eigenen AGB’s verweisen. Wobei es natürlich manchmal auch albern sein kann, wenn man für eine kleine Visitenkarte ewig lang Schriftverkehr führen muß, bevor man beginnt das Kärtchen in einer Stunde zu gestalten…
Aber es gibt eben auch knifflige Aufträge mit größeren Summen, bei denen man auf solche Tricks achten sollte.

Wunderbare vorgefertigte allgemeine Geschäftsbedingungen gibt es übrigends bei den diverse Interessensvereinigungen wie dem AGD–Allianz deutscher Designer e.V. oder dem BDG
Gehe zu dem AGD oder dem BDG

Die Auftragsbestätigung
Eine gute Angwohnheit ist es übrigends auch, mündliche Absprachen zu umgehen. Es ist einfach besser, etwas schriftlich zu haben. Da aber ja viele Dinge direkt im mündlichen Gespräch mit dem Kunden abgesprochen werden, und sicherlich auch einige Aufträge rein mündlich entstehen, kann man hier mit einer einfachen Auftragsbestätigung in Schriftform alle Unklarheiten beseitigen.
Wichtig ist dabei, daß klar ist daß die Auftragsbestätigung nichts weiteres tut, als den bereits per Telefon erteilten Auftrag schriftlich zu bestätigen. Man verwendet einfach eine Floskel der Art: “Ihre Auftragserteilung aus unserem Telefonat vom xx.xx.xxxx bestätige ich ihnen wie folgt. Wir haben uns darauf geeinigt daß…” oder so ähnlich. Man darf dann natürlich auch nur das bestätigen, was man auch wirklich am Telefon besprochen hat, denn sonst bekommt man ein Problem. In dem Fall, daß man denken könnte hier wird irgendetwas neues beschrieben, so bedarf dies der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Ein Bestätigungsschreiben ist aber ja nichts anders als ein Protokoll eines Telefonates, und es wurde ja bereits alles geklärt. Wenn der Kunde nun diese Auftragsbestätigung erhält, und ihm erscheint doch irgendetwas unklar, wird er sich schon bei einem melden. Dann wieder eine Bestätigung schicken, und man hat immer alles schriftlich schwarz auf weiß – und dies ist natürlich nicht nur für einen selbst von Vorteil, den Kunden wird es sicherlich auch freuen.

Die ordentliche Rechnung
Eine vernünftige Rechnung beinhaltet folgendes:

  1. Die volle Anschrift des Kunden
  2. Ein korrektes Datum der Rechnungsstellung
  3. Eine fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer
  4. Eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistung
  5. Natürlich den entsprechenden Betrag
  6. die ausgewiesene Mehrwertsteuer
  7. den eigenen Namen & Co, eben einen Briefbogen
  8. Und nicht zuletzt auch die Steuernummer

Wenn man selbst keine Mehrwertsteuer ausweist, so muß man darauf achten, daß man darauf hinweist, daß man von der Kleinunternehmerregelung gebrauch nimmt – den genauen Wortlaut dazu habe ich jetzt leider nicht im Kopf. Wenn man dies tut, sollte man auch darauf achten, daß man wirklich niemals Mwst. auf seine Rechnungen aufschlägt.

Keine Aufträge im eigenen Namen
Eine wichtige Geschichte ist auch, daß man sich als kleiner Freiberufler angewöhnen sollte, externe Aufträge wie einen Druckauftrag o.ä. nicht in eigenem Namen abzuwickeln, sondern im Namen des Kunden. Dazu lässt man sich am besten schriftlich durch den Kunden bevollmächtigen, und man erteilt einen Druckauftrag im Namen und auf Rechnung des Kunden.
Denn ich habe es schon oft erlebt, daß in der Druckerei meines Vaters die Grafiker auf den oft doch recht hohen Druckkosten sitzen geblieben sind, weil der Kunde inzwischen pleite gegangen ist, oder einfach nicht zahlen will. Solche Gefahren sollte man grundsätzlich von sich fern halten.

Druckfreigabe

©2004

©2004

Wo wir schon bei dem Druck sind, sollte man die Druckfreigabe nicht vergessen. Es kann nämlich sehr ärgerlich werden, wenn man selbst aufgrund eines Fehlers die Kosten für einen neuen Druck selbst bezahlen muß. Hierzu ist es wichtig, sich von dem Kunden explizit eine Freigabe für die Drucksachen erteilen zu lassen. Man fertigt sich einfach einen entsprechenden Stempel an, und bestempelt das natürlich immer vorhandene Proof des Dokuments, oder zumindest den Ausdruck mit diesem Stempel, und lässt den Kunden unterschreiben, daß es keinerlei Fehler mehr gibt.

So liegt die Verantwortung letzen Endes beim Kunden, auch wenn man natürlich unbedingt vermeiden sollte Fehler in den Drucksachen zu haben, denn das mag ein Kunde aus gutem Grund nicht besonders.

Die Kalkulation
Es gibt prinzipiell zwei verschiedene Methoden die eigenen Kosten zu kalkulieren. Zum einen ist da die Vorgehensweise die die Allianz deutscher Designer oder auch der Bund deutscher Grafikdesiger empfiehlt – eine Kalkulation die exakt die Nutzungsrechte und die Entwurfszeit einbezieht. Hier wird zunächst geschätzt, wie lange man wohl an dem Entwurf sitzen wird, und der Anteil an Zeit den man auf gestalterische Arbeit verwendet, wird schließlich noch mit einem Nutzungshonorar versehen. Dies hat den entscheidenden Vorteil, daß man auch wirklich die gestalterische Eigenheit der eigenen Arbeit eines Grafik-Designers in der Rechnung zu sehen bekommt. Außerdem ist es eben etwas anders, ob der eigene Entwurf nur im Schaufenster in dem Nachbarhaus hängt, oder auf weltweit plakatierten Plakaten in dreißig verschiedenen Sprachen.
Es ist nur eben etwas komplizierter zu berechnen.

Ich habe deshalb aus reiner Faulheit lediglich eine klassische Stundensatzkalkulation gemacht. Also geschätzt wie viel Stunden ich brauchen werde, dies mit dem Stundensatz multipliziert und fertig. Bei umfangreicheren Arbeiten sollte man versuchen, sich nicht auf einen Festpreis einzulassen, denn es ist oft nicht absehbar, wie lange man wirklich brauchen wird. Oder man versucht ein Angebot mit einzelnen Häppchen und Paketen, die dann jeweils einen Festpreis haben, und der Kunde im Laufe des Auftrages entscheidet, wieviele dieser Pakete entstehen sollen.

Doch woher weiß ich denn meinen Stundensatz?
Eine wirklich schwierige Frage auf die auch ich nicht einfach antworten kann. Die Zeiten sind gerade nicht besonders gut, doch auch jetzt sollte man sich daran machen seinen Stundensatz ordentlich zu errechnen. So wie es ein Betriebswirt auch tun würde.

Ich kann hier nur den Stundensatzkalkulator von E-Lancer NRW empfehlen, der unter diesem Link sowohl als Onlinekalkulator, als auch als Excel-Tabelle existiert.

©2004

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Um mit dieser Hilfe den eigenen Stundensatz zu berechnen, benötigt man jedoch zunächst ein paar Zahlen. Vor allem das angestrebte Einkommen ist wichtig, und hier sollte man sich daran orientieren, was man selbst in einer Festanstellung verdienen würde. Oder was man denkt selbst wert zu sein. Schließlich gibt man noch einige weitere Daten an, die in der Excel-Tabelle auch kommentiert sind, und heraus kommt ein Wert, den man seinen Kunden berechnen muß, um genau soviel zu verdienen, wie ein Arbeitnehmer verdient. Vorausgesetzt natürlich man wird nicht krank, hat genug zu tun usw…

Man wird sich vielleicht wundern, wie hoch der Stundensatz inkl. aller Ausgeben gehen wird, aber das sollte man auf keinen Fall ignorieren, schließlich will man ja auch von der Arbeit leben (Der in dem Screenshot zu sehende Stundensatz ist übrigends nicht meiner, sondern der Standardsatz, der in dem Kalkulator eingetragen ist…)